LUG版衫制作手册

上学期5月3日到6月15日制作了LUG 2015版衫,前后花了一个多月的时间,感觉做版衫真是一件十分耗费时间精力的大活动。第一次负责LUG版衫的制作,总结一下一个月的工作。主要流程如下,我们逐一讲解。

方案征集 → 版衫投票 → 协商定稿 → 版衫预定 → 统计制作 → 版衫发放 → 售后服务

方案征集

方案征集前一般要策划时间,一般我们都是毕业季做版衫,6月中旬前要把版衫发出去,需要提前一个半月开始准备。因此版衫征集,五月初就应该发帖了。

发帖要求:这是版衫制作的第一个贴子,需要介绍活动流程,让关注版衫制作的同学知道接下来都要发生什么。其次,发帖主要目的是征集版衫设计方案,因此需要写清设计要求、投稿方式、方案如何选择,另外给投稿者的奖励也十分必要,最后附上往届版衫设计图给大家开脑洞。

注意事项:要求投稿者提供版衫正反面,如果只提供正面图像,背面视为空白。

要做事情:BBS发帖,各种社交平台宣传

建议时间:建议版衫征集时间为14天

版衫投票

版衫方案征集结束后,应该尽快整理版衫方案,为投票做准备。征集到的方案,列出采纳的方案、作者、图片。选择一个投票平台进行投票,注意每个投票的方案都应该包含正反面(无论反面是否空白)。

要做的事情:整理版衫方案发帖,发起投票,各种社交平台宣传

建议时间:整理方案、制作投票时间1天,投票时间6天

卖家协商

版衫方案确定之后,需要尽快定稿。首先,我们需要寻找一家为我们制作版衫的卖家。并根据卖家的要求提供设计图文件,因此必不可少要和联系设计作者。因为,有时根据底衫颜色还需要提供不同颜色的图案,所需的图片大小等,都需要设计作者提供。

其实应该之前就开始寻找卖家,需要根据底衫样式、质量、价格、颜色、制作时间等因素综合考虑。

和卖家定稿之后,需要把大致价格定下来,因为版衫的最终价格和制作数量、印制板数也有关,这个只有等预定结束之后才知道。而预定之前又必须告诉同学们版衫多少钱。所以必须定价建议比卖家给我的价格高一些。这次卖家跟我说大概一件47块,我们定价50。但就社团全部的付出来说,建议定价再高10元,因为需要奖励版衫给投稿的人,也需要库存一些之后卖,多的钱可以作为社团经费。

要做的事情:寻找卖家、联系设计作者、与卖家协商好版衫定稿、定价

建议时间:多方联系到版衫定稿建议2天

版衫预定

在版衫预定发帖前,需要确定预定的方式。考虑到短信、邮件预定我们需要自己统计,建议采用发问卷、或者在线预定平台预定。因为具体每个预定都涉及到很多参数,如衣服尺码、颜色、款式、预订人姓名、联系方式、是否快递、地址等等。另外,我们是预定即付款,否则我们需要垫1万元左右。

由于版衫预定数量决定了版衫的制作量/销售量,我们需要重点宣传,因此需要制作海报、传单来提高预订数量。在预定期间,一定要多宣传,天天刷存在感。

另外,需要单独联系当初给版衫投稿的人,问他们预定信息。

发帖要求:我们把投票结果公布和版衫预定说明合在一个帖子里。首先我们需要在帖子里公开版衫投票的结果,具体的公布每个方案的得票数。然后,把和卖家商量好的版衫设计稿展示出来,有几种颜色,是否分男女款说明清楚。还需要说明预定方式、预定时间、付款方式、预计到货时间。

要做的事情:决定预定方式、发帖、各种社交平台宣传、做海报传单

建议时间:7天

统计制作

版衫预定结束后,需要和卖家确认各种颜色、尺码、款式制作的数量。除了已经预定的同学,我们还需要库存10-20件版衫下学期给卖给新生、或者作为活动奖品。库存的版衫颜色、尺码、款式可以参考预定的数据。此时需要交一定比例的预付金额,因此需要和买家确认最终的总价格。需要统计的可能会涉及各种预定信息,包括是否交钱。也要问清楚多少天可以拿到版衫。

确定后,版衫即投入制作。

需要做的事:统计预定信息、和卖家协商确认、付预定金额

建议时间:统计确定信息1天,版衫制作12天

版衫发放

版衫方法前必然是卖家把版衫寄过来,那么收快递的时候就要确认卖家是否寄了正确数量、款式的版衫。这次每件版衫上都贴有预订者姓名小纸条,是卖家已经贴好的。友情提示快递比较重,需要两三个人一起去取。遇到数量不对还需和卖家联系,建议版衫差不多全发出去之后再给卖家付尾款。

版衫发放前需要发帖,提前到发放点准备好版衫,领版衫需签收,2、3个人一起去发放即可。建议集中一个小时内发版衫,之后需要自行来活动室取。

要做的事情:收快递验货、发帖、宣传、发放版衫、付尾款

建议的时间:1天收快递验货,1天发放版衫。

售后服务

版衫发出去之后,总有人大小不合适什么的,让他们自行交换,因此在BBS上面发一个版衫问题反馈帖子,集中交流。

需要做的事情:发帖、协调

建议

总共算下来,版衫征集到版衫投入制作需要31天时间,再到版衫发放需要14天。一共一个半月。

由于我们做的是BBS板板衫,主要信息更新平台是 BBS,另外邮件列表、LUG博客、人人网、QQ空间等也该同步更新。

人员分工建议有5、6个人,每人负责以下一块:

  1. BBS发帖、发起投票
  2. 各大平台转发宣传、海报传单设计
  3. 寻找卖家、卖家协商
  4. 收钱、记账
  5. 取快递、版衫数量统计、发放版衫

最后,LUG版衫专页链接:https://lug.ustc.edu.cn/wiki/lug/banshan

以及LUG 2015版衫制作过程中发的所有贴子链接,供参考!

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